Gestionnaire scolarité – CPES (Cycle pluridisciplinaire d’études supérieures) - H/F
L'établissement
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Cycle Pluridisciplinaire d’Etudes supérieures, le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters, un Doctorat ou une Habilitation à Diriger des Recherches.
Le service des Etudes et de la Scolarité est composé de 24 agents répartis en 3 bureaux. Le gestionnaire est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du bureau des Licences/Masters et gestion du normalien (7 agents).
Relations fonctionnelles internes :
Les étudiants du CPES, le responsable de la formation, l’équipe pédagogique ;
Les collègues gestionnaires au sein du service des Etudes et de la Scolarité (Bureau des stages, bureau des activités transverses) ;
Les autres services de la Vice-présidence études (notamment le service admissions-concours) ;
Les autres services de l'école (Centre de Langues, DSI, DRH; service de réservations des salles, Mission Handicap, Service médical, bureau des badges, Direction des Moyens généraux, Direction du patrimoine et ENS-Média)
Les départements de formation
Relations fonctionnelles externes :
Les établissements partenaires (Le lycée du Parc) ;
Les intervenants extérieurs le cas échéant ;
Le CROUS.
Le poste
Le bureau des licences et masters en Sciences Exactes et Expérimentales gère les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles en lien avec le statut des normaliens.
Les équipes de gestionnaires collaborent avec les équipes pédagogiques et assurent l'accueil au public pour informer et répondre aux différentes demandes.
Missions :
Assurer au sein de l'ENS de Lyon, l'ensemble des actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des étudiants recrutés dans le Cycle pluridisciplinaire d’études supérieures (CPES), en collaboration avec le responsable de la formation, les responsables d’année et en lien avec le lycée du Parc, dans le respect des textes, règles et procédures.
Cette formation s’ouvre progressivement depuis la rentrée 2023. Construite en 3 ans pour une diplomation valant grade de licence, 2025 sera l’année de sortie des premiers diplômés.
Activité principales :
- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques de tous étudiants du CPES ainsi que leur scolarité tout au long de leur cursus ;
- Réaliser tous les actes administratifs relatifs aux parcours pédagogiques (relevés de notes, attestations de réussite, diplômes) ;
- Élaborer les plannings, réserver les salles de cours en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les divers intervenants internes et externes à l'ENS de Lyon ;
- Gérer les examens et veiller au bon déroulement des jurys (préparation des documents, suivi des notes, élaboration des relevés de notes provisoires et définitifs, attestations de réussite) ;
- Participer à la fiabilisation et à la mise à jour des données du SI-scolarité ;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux mails des différents interlocuteurs internes et externes ;
- Gérer et suivre les conventions de stage le cas échéant ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services de l’ENS de Lyon et de l'extérieur ;
Activités secondaires
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Assister aux réunions du bureau des licences/masters et gestion du normalien ;
- Suivre et mettre en oeuvre les Plans d’Accompagnement Handicap (PAEH) en lien avec la Mission Handicap ;
- Participer ou représenter la responsable de service à des réunions ou conseils ;
- Classer et archiver les pièces administratives des dossiers des étudiants en cours de scolarité et sortants.
Profil recherché
Compétences
Connaissances
- Connaître les procédures rédigées au sein du service études-scolarité et la plateforme Parcoursup;
- Connaître l'organisation de l'ENS de Lyon ;
- Connaître l'organisation des formations et du LMD ;
- Connaître les modalités de délivrance des diplômes ;
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
- Connaître les procédures d'archivage de l'ENS de Lyon ;
Compétences opérationnelles
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Maîtriser les applications du domaine de la scolarité et savoir comment elles s'articulent entre elles ( ENSCOL, CORIANDRE, JASPER, STELLA, GIROFLE, EDT SOFT, ENSTAGE)
- Maîtriser les outils bureautiques standards (word, excel, messagerie, espace « COMMUN » du service des études) et l'environnement numérique (Portail E-services, Intranet, Portail des Etudes, site du département)
- Travailler en collaboration avec les gestionnaires du bureau des Licences/Masters
Compétences comportementales
- Sens relationnel ;
- Sens de l'organisation ;
- Rigueur/fiabilité et discrétion professionnelle ;
- Polyvalence ;
- Sens des priorités ;
- Capacité d'adaptation / réactivité ;
- Autonomie ;
- Résistance au stress en période de pic d'activité.
Conditions particulières d'exercices
Amplitude horaire accrue selon les contraintes de calendrier des activités de scolarité.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile