L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

MISSIONS :

Périmètre d'intervention : Poste transversal d'interface et de pilotage de projets entre tous les services de la DAF, la DSI, la CAPIL, la Direction de la Comptabilité et l'ensemble des structures de l'École (composantes, laboratoires, directions et services).

Missions principales

Le ou la chef de projet assure une fonction transversale avec le pilotage des dialogues de gestion et d'impulsion afin de moderniser le pilotage global de la direction, piloter la transformation et la simplification des procédures financières, accompagner le changement faire évoluer le Système d'Information (SI) financier et coordonner les projets de la direction.

Placé(e) au cœur des enjeux stratégiques et de modernisation, le ou la chef de projet travaille en collaboration étroite et directe avec la Directrice des Achats et des Finances pour assurer le pilotage global et la bonne articulation des projets transversaux. À ce titre, il ou elle est pleinement associé(e) aux réunions des chefs de service de la direction pour nourrir les réflexions collectives, accompagner l'optimisation des modes de travail et assurer la transversalité des décisions.

En tant que moteur de la transformation, référent et pilote des projets transversaux finances de l'établissement, et garant des liens entre la DAF et toutes les structures de l'École sur ces projets, ses missions s'articulent autour de 6 axes :

• Pilotage opérationnel et la coordination de l'ensemble des projets transversaux de de la sphère financière
• Simplification, harmonisation et dématérialisation continue des procédures et circuits financiers et comptables
• Appui au pilotage global de la DAF, animation des indicateurs d'activité et participation aux instances d'animation managériale de la direction
• Assistance à la maîtrise d'ouvrage (AMOA) du SI Finances,
• Coordination et pilotage des dialogues de gestion, en lien étroit avec le service pilotage budgétaire et gestion des contrats, la DRH, la DIr Pat mais aussi en interaction avec la DGS
• Structuration du plan de formation, l'animation de certaines formations ainsi que l’animation du réseau métier et l'accompagnement au changement de toute l'École

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Activités principales

Pilotage des projets transversaux finances et conduite du changement :

• Assurer la structuration et la coordination de l'ensemble des projets transversaux de la sphère financière et achat menés au sein de l'École
• Définir le cadrage, les structures projet, les plannings, l'allocation des ressources et la gestion des risques pour chaque chantier
• Accompagner le changement lié aux transformations de procédures et d'outils (actions de communication, sensibilisation, pédagogie) en lien étroit avec la DAF
• Animer les instances de pilotage et les comités de projet réunissant les différentes parties prenantes
• Garantir le respect des jalons, des livrables et de la qualité des projets de transformation conduits sous sa responsabilité

Simplification, harmonisation et la dématérialisation continue des procédures et circuits financiers et comptables :

• Auditer, cartographier et analyser les procédures financières et d'achat existantes au sein de la DAF et dans l'ensemble des structures de l'établissement
• Identifier les leviers de simplification, d’optimisation, d'harmonisation et de dématérialisation afin d'alléger la charge administrative des responsables/gestionnaires/chercheurs et de fluidifier les circuits de validation
• Concevoir et déployer les nouvelles procédures simplifiées, modes opératoires et guides de bonnes pratiques à destination des équipes
• Assurer la revue périodique des droits applicatifs conformément aux exigences du contrôle interne et de l'organisation

Appui au Pilotage global de la DAF et pilotage décisionnel :

• Structurer, consolider et animer les outils de pilotage global de la DAF (tableaux de bord d'activité, indicateurs de performance, suivi de la trajectoire et des jalons de gestion).
• Participer activement aux réunions de chefs de service de la DAF afin de partager les informations stratégiques et de contribuer aux arbitrages collectifs
• Définir et faire évoluer les besoins décisionnels de la sphère financière pour l'ensemble de la DAF et des décideurs de l'École
• Contribuer au projet de mise en place et d'évolution du SI Décisionnel Finances en lien avec la Cellule d'Aide au PILotage et qualité des données (CAPIL) et la DSI
• Réaliser des extractions de données complexes et veiller à la fiabilité, au contrôle de cohérence et à la qualité des données financières

Assistance à MOA SI Finances, coordination de la formation et réseau métier :

• Recueillir, analyser et traduire les besoins métiers simplifiés des services de la DAF et des utilisateurs des structures en spécifications fonctionnelles pour le SI Finances
• Assurer l’assistance à maîtrise d'ouvrage (AMOA) des projets SI Finances : rédaction des cahiers des charges, suivi du calendrier avec la DSI et les éditeurs, réalisation des tests de non-régression et validations avant mise en production
• Assurer la fonction de référent métier SI (assistance de niveau 1) : recueillir les demandes des utilisateurs des structures, analyser les dysfonctionnements et orienter vers la DSI si une intervention technique est requise.

Pilotage des dialogues de gestion et articulation budgétaire :

• Organiser, planifier et coordonner la campagne des dialogues de gestion interne en lien direct avec la DGS, la DAF et le service pilotage budgétaire et gestion des contrats, la DRH,
• Être l'interlocuteur privilégié des différentes structures de l'École pour la préparation et la conduite des réunions de dialogue de gestion.
• Concevoir les supports d'analyse, kits de cadrage et outils de remontée d'information simplifiés à destination des structures en lien avec DGS et DAF et préparer des supports de synthèse pour la DGS et le Président : chiffres consolidés, analyse des variations, points d’arbitrage
• Garantir la bonne articulation entre les arbitrages budgétaires issus des dialogues de gestion et la mise en œuvre opérationnelle de la construction budgétaire avec le service pilotage budgétaire et gestion des contrats

La structuration du plan de formation, l'animation de certaines formations ainsi que l’animation du réseau métier et l'accompagnement au changement de toute l'École

• Structurer, planifier et animer le plan de formation Achats, Budget et Finances pour l'ensemble des acteurs et gestionnaires de toutes les structures de l'École, intégrant les évolutions de procédures
• Organiser l'accueil et la formation des nouveaux gestionnaires financiers au sein des structures et de la DAF (remettre à jour le guide des responsables/gestionnaires financiers)
• Animer la communauté des gestionnaires financiers de l'établissement pour diffuser les bonnes pratiques, présenter les simplifications apportées et favoriser le partage d'expérience
• Paramétrer les applications financières et budgétaires (structure budgétaire, accès et droits des utilisateurs, délégations de signature) et piloter la revue des droits en lien avec la Direction de la Comptabilité

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Rattachement hiérarchique : Directrice des Achats et des Finances

Relations fonctionnelles internes privilégiées :

• Les chefs de service de la DAF (participation régulière aux réunions de chefs de service pour la coordination inter-services et la simplification des processus).
• Service pilotage budgétaire et gestion des contrats (lien renforcé pour la mise en œuvre du dialogue de gestion).
• L'ensemble des services de la DAF
• L'ensemble des structures de l'établissement : laboratoires de recherche, départements de formation, directions fonctionnelles et services centraux (directeurs/chefs de service, responsables administratifs, gestionnaires financiers).
• Direction des Systèmes d'Information (DSI).
• Cellule d'Aide au PILotage et qualité des données (CAPIL)
• Direction de la comptabilité

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation supérieure en gestion, finance, comptabilité, ou informatique de gestion, gestion de projet

Expérience confirmée en pilotage budgétaire en gestion de projets, animation de réseaux métiers, contrôle de gestion ou MOA SI, idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieur et de la recherche.

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Maîtrise experte des méthodologies de conduite du changement, de simplification des processus métiers et de gestion de projet transversal
• Connaissance approfondie de l'organisation des établissements d'enseignement supérieur et de recherche et de leurs structures (composantes, laboratoires)
• Solides connaissances en gestion budgétaire et financière publique (GBCP) ainsi que des principes généraux de la commande publique et des achats
• Maîtrise des processus financiers et des architectures SI Finances (la connaissance de la suite GFC / Cocktail est un plus)
• Compréhension des enjeux et mécanismes du dialogue de gestion

Savoir-faire

• Capacité avérée à modéliser, analyser et simplifier des processus métiers complexes en circuits fluides et lisibles
• Capacité à piloter des projets de transformation transversaux mobilisant des équipes multidisciplinaires
• Aptitude à travailler en synergie étroite avec des directions stratégiques (Direction des Affaires Financières, Direction des Achats) et à contribuer aux réunions d'encadrement
• Aptitude à animer le dialogue, fédérer et conduire la conduite du changement auprès d'interlocuteurs variés à tous les niveaux de l'École
• Analyse de données, conception de tableaux de bord et formulation d'indicateurs de pilotage
• Traduction des besoins opérationnels des structures en spécifications fonctionnelles pour les équipes informatiques
• Ingénierie de formation : conception de programmes, supports pédagogiques et animation de sessions de formation
• Rédaction claire et synthétique (procédures simplifiées, guides, cahiers des charges, notes de cadrage)

Savoir-être

• Posture de facilitateur, esprit d'innovation, de modernisation et de simplification
• Excellent relationnel, sens de l'écoute, empathie et aisance dans l'animation de réseau et de groupe projet
• Rigueur, méthode, capacités d'analyse, de synthèse et d'organisation
• Force de proposition, agilité et pédagogie pour lever les résistances et accompagner la transformation des pratiques
• Sens du service, diplomatie et réactivité