Assistant administratif - H/F

L'établissement

L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.

L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

MISSIONS DES SERVICES :

Le service de prévention et santé au travail (SPST) regroupe un pôle de prévention des risques professionnels, un pôle de médecine de prévention et une mission handicap. Il assure toutes les missions qui permettent de préserver la santé et la sécurité au travail et d'améliorer les conditions de travail des personnels et étudiants. Son périmètre s'étend aux personnels et usagers (y compris agents hébergés) sur les sites Descartes, Monod et IGFL ainsi qu'aux personnels basés sur d'autres sites.

Le Service de Santé Etudiant (SSE) accueille les étudiants inscrits à l’ENS, qu’ils soient étudiants, stagiaires ou doctorants sur le campus de DESCARTES.

Ses missions, définies par un cadre réglementaire, sont au nombre de trois principalement

Ils mettent en œuvre des actions de prévention et de promotion de la santé en lien avec les priorités fixées par la conférence de prévention étudiante prévue à l'article L. 162-1-12-1 du code de la sécurité sociale notamment sur les thématiques de : La santé mentale, la santé sexuelle (contraception, dépistage des IST...), les conduites addictives, la nutrition, l’activité sportive ;

  • Ils contribuent à favoriser l'accès aux soins de premier recours des étudiants : il peut se constituer en centre de santé ;
  • Ils organisent une veille sanitaire.

Il propose, au bénéfice de la santé des étudiants :

  • des prises en charge en individuel : écoute lors d’entretien infirmier, consultations de soin en médecine générale, consultations psychologiques
  • des prises en charge collective au sein d’ateliers santé : atelier gestion du stress, atelier méditation pleine conscience
  • des formations : premier secours en santé mentale

Le poste

MISSIONS LIÉES AU SERVICE :

Le Service de Santé Etudiant (SSE) et le Service de Prévention et Santé au Travail (SPST) de l’ENS de Lyon recherchent pour compléter leur équipe un.e assistant.e administrative pour :

  • Assurer le secrétariat et l'assistance technique et logistique
  • Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine, en particulier celui de la gestion des flux financiers des actes de soins avec l’utilisation des outils numériques du domaine de gestion dont le logiciel métier santé.
  • Des actes en lien avec l’activité de secrétariat médical : l’accueil du public étudiant, la prise de rendez-vous avec les différents professionnels de santé du service et la gestion de leurs agendas.

ACTIVITÉS :

Activités principales pour les deux services :

  • Gérer les RDV et l’agenda des responsables de service
  • Gérer le courrier entrant et sortant
  • Assurer la gestion du matériel et des fournitures du service.
  • Gérer les aspects logistiques (locaux, matériels, convocations, émargement...) des formations et des réunions de services.
  • Participer à la gestion administrative et financière du service (Achats, préparer les certificats administratifs, faire signer les devis...)
  • Procéder à l’archivage des pièces réglementaires (plan de prévention, Bordereaux de suivi de déchet, dossiers médicaux…)
  • Faire le suivi des dossiers et relancer les interlocuteurs si nécessaire.
  • Organiser, mettre à jour et alimenter les tableaux de bord, faire des extractions
  • Gérer l’intranet du service

Pour le SPST :

  • Accueillir et informer les personnels, les assistants de prévention et l’ensemble des interlocuteurs internes et externes du service
  • Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité (décisions de nominations des assistants de prévention (AP), des conseillers en radioprotection (CRP) et référents sécurité laser (RSL), lettre de cadrage de missions…) ;

Pour le SSE :

  • Accueillir les étudiants, par téléphone et en présentiel, sollicitant une consultation.

Activités secondaires

  • Assurer la signature des Plans d’accompagnement des étudiants en situation de handicap par les directeurs de départements et les transmettre à la VP études. Archiver les plans et en informer le chargé de mission handicap.
  • Compléter une fois par an l’enquête ministérielle annuelle à partir des plans d’accompagnement de l’année en cours, en lien avec le chargé de mission handicap.
  • Gérer les demandes d’aménagement pour les concours d’entrée avec le service « admission et concours »
  • Gérer la communication vers les professionnels du service des évènements « prévention santé » de l’UDL, des formations proposées en lien avec les agendas.
  • Organiser les rencontres avec les partenaires médico psychosociaux du territoire.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL  :

Description des services :

Le service de prévention et santé au travail (SPST) :

Ce service composé de 3 pôles (prévention et maitrise des risques, médecine de prévention et mission handicap) rassemble, sous l'autorité de l'ingénieure de prévention des risques et conseillère de prévention ENS, une équipe pluridisciplinaire de deux médecins du travail, une infirmière en santé au travail, une secrétaire médicale, trois préventeurs et un chargé de mission handicap.  

Le Service de santé Etudiant est composé de 2 infirmières, 2 psychologues pour les étudiantes, d’un médecin généraliste et d’une médecin directrice.

Un projet de centre de santé est en cours d’élaboration et les missions du service sont susceptibles d’évoluer dans les prochains mois. 

Relations hiérarchiques :

Pour le SPST : Le poste est sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service et conseillère de prévention.

Pour le SSE : Le poste est sous l’autorité hiérarchique du médecin directeur du SSE.

Relations fonctionnelles :

SPST 

Internes : Le SGC, les assistants de prévention, la psychologue du travail, le service de formation continue, la direction du patrimoine, le service accueil badge et sécurité, la VPR, le DGS etc…

Externes : Organismes institutionnels départementaux, régionaux ou nationaux (l’Autorité de sûreté Nucléaire, SDMIS, Direction départementale de la protection des populations, L’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé…), les prestataires (Sécuridis, Séché, Serpol,...).

SSE

Internes : les infirmières, les psychologues, la mission handicap, le service Vie étudiante, le service des sports, les enseignants et responsables de scolarité, le SPST, le DGS, etc…

Externes : Organismes institutionnels départementaux, régionaux ou nationaux (Ministères, ARS, CPAM, GRCS, partenaires médico psycho sociaux du territoire impliqués dans la prise en charge de la santé des étudiants…), les prestataires (pharmacie, fournisseurs de matériel médical, laboratoires de ville, médecins de ville, ...).

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel :

  • Avoir de bonnes connaissances :
    • de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement de l’enseignement supérieur
    • de l’organisation du système de santé français, du parcours de soin « médecin traitant », accès aux droits en santé (carte vitale, AME…)
  • Techniques d'élaboration de documents
  • Connaissances budgétaires générales
  • Techniques de communication
  • Connaissance générale des ressources humaines

Compétences opérationnelles :

  • Savoir prendre des notes et réaliser des synthèses : rédiger les rapports d’activité du service ou des documents (Compte rendus de réunion de service) ; maîtriser l’orthographe
  • Concevoir des tableaux de bord 
  • Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer.
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe et en transverse
  • Maitriser les outils bureautiques

Compétences comportementales :

  • Rigueur / Fiabilité 
  • Réactivité 
  • Sens relationnel 
  • Savoir communiquer et faire preuve de diplomatie
  • Savoir rendre compte
  • Savoir faire preuve de réserve et de discrétion
  • Savoir maitriser le sens du secret professionnel en lien avec la notion de secret médical auxquels sont soumis les professionnels de santé du service de santé étudiant.

Une expérience dans le domaine de la gestion de centre de santé serait appréciée

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation

Candidature facile