Adjoint en gestion de réservation des salles - H/F
L'établissement
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
Le poste
MISSIONS :
L’adjoint.e est chargé/e de la réservation des salles pour tout usage conforme à la mission de Service Public de l’École, autre que les enseignements, et participe à la coordination des manifestations organisées par les utilisateurs internes de l’ENS de Lyon ou associés.
ACTIVITES :
Activités principales
- Recevoir et traiter les demandes de réservations de salles et d’organisation des manifestations littéraires, scientifiques, et vérifier leur conformité.
- Réaliser et suivre les réservations de salles pour les usages quotidiens
- Proposer des solutions adaptées à chaque demandeur en fonction des besoins liés à l’évènement
- Solliciter les autorisations nécessaires au déroulement des manifestations
- Identifier et orienter les demandeurs pour les différents besoins des réservations (techniques, matériels, audiovisuels, restauration…)
- Travailler en lien avec les services de sécurité, d’hébergement, de restauration et services techniques et administratifs de l’École.
- Être le lien entre les organisateurs et les divers services de l’école impliqués dans le bon déroulement des manifestations importantes
- Classer et archiver les dossiers des manifestations importantes
- Communiquer et diffuser les informations utiles aux usagers et personnels de l’École concernant les manifestations en cours et à venir
- Contribuer à apporter une aide à la réalisation de documents administratifs pour les réservations extérieures
- Suivre l’occupation des salles et aide au déploiement d’outils de suivi
Activités associées
- Accueillir les demandeurs et leurs prestataires (traiteur, techniciens, etc.)
- Participer à la communication des missions du service auprès des autres services de l’Ecole
- Participer à l’organisation des visites de locaux
- Contribuer à la prise en charge de la gestion à titre onéreux des salles de l’établissement et en rendre compte à leurs retours
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Relation hiérarchique
Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de service gestion des salles.
Relations fonctionnelles
Le poste est en relation avec la Direction, l’ensemble des services et des laboratoires de l’école.
Il est en contact avec l’ensemble des usagers dans le cadre des manifestations organisées dans les locaux ainsi que les Utilisateurs externes de l’ENS de Lyon, organisateurs de colloques et réunions, le Rectorat, les Établissements d’enseignement supérieur et de recherche, les Collectivités territoriales
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel
- Connaître les règles de l’accueil physique et téléphonique
- Connaître les principes de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité du travail et des normes relatives aux établissements recevant du public
- Connaître les structures, le fonctionnement et l’organisation de l’établissement,
- Connaître les procédures définies en matière de réservation et de location de salles
Savoir-faire opérationnels
- Collecter les informations nécessaires pour traiter les demandes
- Appliquer les consignes orales ou écrites
- Rendre compte des anomalies liées à la sécurité
- Savoir travailler en équipe
- Être sérieux et régulier dans son travail
- Être en capacité de s’adapter aux contraintes quotidiennes
- Être organiser dans son travail, et savoir prioriser en fonction des délais
- Être capable de partager l’information et rendre compte par orale et par écrit
- Savoir utiliser les outils bureautiques, de messagerie et les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir Être
- Avoir le sens du contact et du dialogue
- Être force de proposition dans son activité
- Être réactif
- Être autonome dans la réalisation de son activité
- Avoir le sens du service public
- Être capable de travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur
- Avoir le sens de l’organisation
- Savoir rendre compte
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile