Responsable du bureau du suivi financier - H/F
L'établissement
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
La Vice-Présidence aux Etudes pilote les activités relatives au suivi des formations et de la scolarité des étudiants, du recrutement à la diplomation, en passant par la vie étudiante et le suivi financier. Elle se compose de 48 agents.
Le bureau du suivi financier est l'un de 4 services relevant de la Vice-Présidence aux Etudes de l'ENS de Lyon. Le bureau est composé de 5 personnes réparties sur 2 sites : 3 sur Monod (dont le responsable) et 2 sur Descartes.
Relation hiérarchique
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable des services de la Vice-Présidence aux Etudes
Relations fonctionnelles
Départements de formations, services de la Vice-Présidence aux Etudes, Direction des affaires financières, Direction de la comptabilité, Direction des ressources humaines
Le poste
MISSIONS :
Concevoir et mettre en œuvre les procédures nécessaires facilitant la gestion des moyens financiers de la vice-Présidence aux Etudes, soit la construction et le suivi de l’exécution budgétaire des crédits des 12 départements de formation, en lien avec les directeurs de département.
Encadrer, animer et coordonner une équipe de 4 agents localisés sur deux sites.
Coordonner et suivre l'exécution des budgets des trois autres services administratifs de la Vice-Présidence aux Etudes, en lien avec les responsables de service et la chaîne hiérarchique : admission-concours, vie étudiante-alumni, études-scolarité.
ACTIVITES :
Activités principales
- Elaborer le budget initial et le budget rectificatif de la vice-Présidence aux Etudes (3 services administratifs et 12 départements de formation) en fonctionnement, investissement et vacations administratives/enseignements
- Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en dépenses et en recettes
- Veiller à la conformité et à la lisibilité des opérations traitées dans la chaîne de la dépense
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Encadrer, animer et organiser le travail d’une équipe
- Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Préparer les contrats et les conventions et contribuer au développement des partenariats
- Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
- Suivre les heures complémentaires, les échanges de service, les décharges statutaires, les délégations
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports)
- Assurer le suivi des conventions financières et des conventions de services
- Concevoir et actualiser les outils d'analyse et de suivi quantitatifs et qualitatifs
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe
Activités secondaires
- Assurer la veille juridique et diffuser l'information administrative, financière ou comptable (évolution législative et ses conséquences)
- Consigner les procédures applicables
- Tenir une règle d'avances et de recettes
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances sur l’environnement professionnel
- Réglementation en matière financière (plan comptable, réglementation des marchés publics, réglementation des missions ...)
- Connaissances budgétaires générales, finances publiques, méthodes d'allocation budgétaire, techniques d'achat
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Objectifs et projets de l'établissement
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissances générales en ressources humaines
- Systèmes d'informations budgétaires et comptables
- Réglementation concernant le recrutement des enseignants vacataires
Savoir-faire opérationnels
- Elaborer un budget
- Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision
- Encadrer / Animer une équipe
- Savoir animer, impulser, proposer, diriger
- Déléguer et évaluer
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Mettre en œuvre les procédures
- Exécuter la dépense et la recette
- Concevoir des tableaux de bord
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Élaborer des éléments de langage
- Analyser et/ou rédiger les conventions
Savoir Être
- Savoir rendre-compte
- Sens relationnel
- Sens de l’initiative
- Sens de l'organisation
- Adaptation et conduite du changement
- Rigueur /fiabilité
- Réactivité
- Capacité de raisonnement analytique
- Capacité prospective
- Disponibilité
- Discrétion professionnelle
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile