Assistant/Assistante de direction - Gestionnaire service voyage - H/F
L'établissement
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Description du service
La Direction des Affaires Financières est composée de 21 personnes et est rattachée à la Direction Générale des services.
Relation hiérarchique
L’assistant(e)/gestionnaire est sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Affaires Financières.
Contrat à durée déterminée dans le cadre d'un congé maternité. Possibilité de prolongation du contrat en cas de congé parental.
Le poste
MISSION :
L’assistant(e) ou gestionnaire assure en priorité un soutien constant à la Directrice des Affaires Financières (DAF), notamment dans les domaines suivants : organisation personnelle, gestion, communication, information, accueil, classement et suivi des dossiers. Il/elle intervient également en appui aux chefs de service de la Direction.
En outre, il/elle prend en charge :
- La gestion complète des missions des personnels de l’établissement participant à des formations en dehors de Lyon.
- La coordination des missions liées au périmètre du CNU et de la CAPN.
ACTIVITES :
Activités associées à une assistante de direction :
Gestion administrative et organisationnelle
- Gérer l’agenda électronique de la Directrice des Affaires Financières (DAF) et intégrer les réunions communes dans les agendas des cadres de la Direction.
- Répondre aux appels téléphoniques de la DAF en son absence.
- Centraliser les parapheurs des services, les faire viser par la DAF, et les transmettre à la DGS, la Présidence ou l’Agence Comptable et les récupérer signés
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
Organisation des réunions et événements
- Planifier et coordonner les réunions transverses de la Direction, telles que : les commissions des finances (annuelles), les réunions de dialogue de gestion, les réunions budgétaires avec les structures de l’École ainsi que les réunions d’arbitrage avec DGS puis Président, les réunions de service et de cadres ; les réunions avec l’ensemble des services…
- Convoquer les membres de la commission des finances, préparer l’ordre du jour et transmettre les documents nécessaires.
- Gérer la logistique pour les réunions et événements (réservation de salle, vidéoprojecteur, visioconférence, prise en charge des frais de mission des membres extérieurs si besoin).
Documentation et communication
- Relire et mettre en forme des documents institutionnels destinés aux instances : création et mise à jour des tableaux et graphiques sous Excel, harmonisation selon la charte graphique, correction orthographique, ajout de glossaires et remise en forme globale
- Enregistrer, archiver et classer les documents liés aux conseils d’administration.
- Gérer la reprographie des documents (envoi à la reprographie, récupération des documents).
Suivi des ressources humaines
- Suivre les absences des personnels de la DAF et les saisir dans l’outil dédié.
- Planifier les entretiens d’évaluation des agents de la DAF, réserver les salles, formaliser les courriers de convocation et coordonner la signature des comptes-rendus.
- Mettre à jour les fiches de poste sur Feve.
Support et maintenance
- Scanner les documents à la demande
- Mettre à jour et modérer les listes de diffusion des utilisateurs GFC.
- Centraliser les demandes de dysfonctionnements et créer des tickets d’assistance.
- Gérer les demandes d’archives de la Direction en coordination avec le service Archives de la DAJI.
Mise à jour des outils et supports
- Maintenir à jour le site institutionnel de la Direction (en tant que suppléante):
- Publier les fiches de procédures types destinées aux gestionnaires.
- Actualiser les informations liées à la Direction.
Activités associées liées au service voyage :
Référente missions au sein de l’établissement :
- Animation de formations pour les gestionnaires financiers, notamment sur la thématique des déplacements professionnels.
- Rôle de contact clé pour les gestionnaires lors de leur prise de fonction sur ces questions.
Gestion des missions des personnels dans le cadre de leur formation :
- Prise en charge complète des déplacements liés aux formations (bons de commande, réservations d’hôtels et de billets de transport, ordres de mission, états de frais…), en collaboration avec le service formation de la DRH.
- Organisation des remboursements de frais de transport pour les personnels se présentant à des concours.
Gestion des missions des membres du CNU et de la CAPN :
- Identification des besoins et coordination des différentes étapes : bons de commande, réservations d’hôtels et de billets de transport, ordres de mission, états de frais, etc.
Suivi du marché des déplacements professionnels :
- Suivi et contrôle de l’exécution du marché en lien avec le service marchés.
- Gestion des dysfonctionnements sur la plateforme Globéo : centralisation des problèmes signalés par les utilisateurs, participation active à la résolution de ces dysfonctionnements en collaboration avec le service marchés.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Savoir-faire opérationnels
- Maitrise du Pack office et notamment Excel et Powerpoint
- Maitrise si possible des outils GFC du consortium Cocktail (GFC Dépenses, GFC missions, GFC Situations) ainsi que la plateforme Nuxéo
- Très bonne maîtrise des règles de l’orthographe, syntaxe et grammaire
- Bonnes capacités rédactionnelles : règles de l’expression orale et écrite de qualité.
- Organisation et gestion du temps
- Connaissance des circuits et des procédures administratives
- Savoir classer et archiver les dossiers
Savoir Etre
- Sens de l’organisation, réactivité et rigueur
- Capacités relationnelles développées
- Discrétion et confidentialité
- Savoir écouter et communiquer
- Faire preuve d’initiatives
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile