Chargé de mission DAF (Cat. A) - H/F

L'entreprise

Travailler à l'ENS de Lyon, c'est intégrer une communauté mobilisée pour construire et contribuer à une formation exigeante de haut niveau et à une recherche de premier plan qui participe aux progrès des connaissances. L'ENS de Lyon poursuit une politique de recrutement en accord avec ses engagements en matière de handicap, d'égalité femmes/hommes. Elle entend également développer les compétences de ses personnels en proposant des formations tout au long de la vie.

Le poste

Le/La chargé(e) de mission a la responsabilité de la mise en œuvre et du suivi du contrôle interne budgétaire et profite de la connaissance des processus financiers de l’établissement pour les optimiser, simplifier et les communiquer à tous.

Il/elle est chargée en lien avec les services de la DAF de fiabiliser les données financières dans les outils de gestion financière et comptable GFC et d’optimiser les tableaux de bord et reporting de GFC Situations. Il est le référent principal de la direction des systèmes d’informations (DSI) pour améliorer les modes de fonctionnement actuels.

Il peut-être amener à gérer la gestion administrative et financière du contrat de partenariat PPP dans la cadre du Plan Campus : loyer et fiches techniques modificatives en lien avec la direction du patrimoine de l’établissement et avec l’Université de Lyon (UdL).

Il/elle peut être amené(e) à piloter des projets transversaux confiés par la Directrice des Affaires Financières.

ACTIVITES :

Activités principales

  • Mettre en œuvre, animer et coordonner le contrôle interne budgétaire au niveau de l’Ecole (mission règlementaire), en lien avec le contrôle interne comptable assuré par l’agent comptable :
    • Formaliser la carte de l’ensemble des processus de l’école en mode GBCP et la mettre à jour annuellement
    • Identifier les risques budgétaires et proposer des contrôles pour sécuriser les processus de l’établissement
    • Etablir un plan d’actions annuel, le suivre, le mettre à jour en lien avec l’ensemble des chefs de service
    • Formaliser et présenter devant le conseil d’administration les documents règlementaires (carte des risques et plan d’actions)
    • Proposer une démarche d’audit interne et y participer
    • Faire le lien avec le contrôle interne comptable (CIC) et harmoniser les documents CIB/CIC
    • Suivre et contrôler les délégations de signature et les paramétrages dans les outils informatiques GFC
  • Développer et optimiser les modes de fonctionnement via le SI finances :
    • Développer des tableaux de bord mensuels détaillés par centre de responsabilité budgétaire et par service opérationnel sur l’exécution en dépenses et suivre l’exécution en recettes
    • Automatiser les états pour l’élaboration du bilan annuel des achats
    • Automatiser les états pour le rapport de gestion annuel
    • Développer une plateforme budgétaire de remontée des besoins dans le cadre des différents actes budgétaires : débat d’orientation budgétaire, budget initial et rectificatif
    • Intégrer la notion de CRB/CR/libellé CR dans les états
    • Référent de la plateforme dématérialisée pour les conventions (GED)
    • Participer au projet de signature électronique, notamment dans les différentes GED mises en place
    • Réflexion sur le SI Finances mis en œuvre par l’Agence de Mutualisation des Universités et Établissements (AMUE)
  • Assurer le pilotage global financier du loyer du contrat de partenariat et des fiches techniques modificatives :
    • Être en lien constant avec l’Université de Lyon et organiser des réunions mensuelles entre Direction des affaires financières, direction du patrimoine et Université de Lyon
    • Elaborer un tableau de suivi de ces dépenses
    • Suivre la refacturation du contrat de partenariat COMUE / ENS de Lyon en lien avec la Direction du Patrimoine : loyer, révision des prix, impact des fiches techniques modificatives sur le loyer, FTM
    • Contrôle interne de la dépense : vérifier l’ensemble des pièces justificatives pour l’intégration des immobilisations en cours dans le patrimoine de l’école en lien avec le service facturier + contrôle des devis signés, FTM signées au regard des délégations
    • Assurer la gestion de l’encaissement relatif aux certificats d’économie d’énergie compte tenu des travaux ouvrant droit à cette prime énergétique
    • Construire les budgets sur le loyer du contrat de partenariat, révision de prix, impact des FTM sur le loyer et FTM
  • Assurer l’amélioration continue des processus financiers :
    • Proposer, optimiser et simplifier les modes de fonctionnement
    • Coordonner la formalisation des procédures avec l’ensemble des services
    • Développer des fiches pratiques et modes opératoires à destination des acteurs de la fonction financière au sein de l’établissement
  • Animer des formations et faire vivre le réseau des gestionnaires afin d’améliorer le service à l’usager :
    • Animation de groupes de travail sur des thématiques précises
    • Animer des formations
    • Accompagner les gestionnaires financiers dans leur quotidien
  • Coordonner, avoir la responsabilité du contenu des informations mises en ligne sur l’intranet au niveau de la page de la Direction des Affaires Financières, les mettre à jour en lien avec l’assistante de la DAF aux vues de l’évolution de la réglementation, des nouvelles procédures…
  • Au niveau de la chaine de la dépense et dans un souci de professionnalisation et de continuité de service :
    • Réflexion sur le déploiement des centres de services partagés rattachés à la DAF
    • Coordonner la mise en place d’une cellule agence de voyage sur le périmètre de la direction générale des services puis l’élargir si besoin

 

Activités associées

  • Faciliter l’activité et le fonctionnement de la DAF, en assurant l’interface entre les services de la DAF (notamment service des marchés, service de gestion centralisé) mais également avec certains acteurs de la direction générale des services (service accueil et sécurité, direction des moyens généraux, direction du patrimoine…)

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

  • Maîtriser la réglementation budgétaire et financière et fiscale applicable aux EPSCP
  • Maîtriser les circuits de financement de l’enseignement supérieur et de la recherche
  • Connaître les partenaires de l’établissement et les points de contacts

Savoir-faire opérationnels

  • Etre capable d’analyser une situation budgétaire et financière
  • Savoir rechercher des solutions adaptées à la fois aux besoins de l’établissement et au respect de la réglementation
  • Concevoir et mettre en œuvre des procédures et méthodes de travail,
  • Mobiliser et motiver une équipe autour d’un projet commun,
  • Mettre en œuvre les techniques d’animation de réunion

Savoir Etre

  • Etre autonome et organisé,
  • Savoir organiser son temps efficacement,
  • Qualités relationnelles : travailler en équipe ; développer et entretenir des contacts
    faciles et opérationnels avec les partenaires internes et externes
  • Avoir un esprit de synthèse

 

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Description du service 

La direction des affaires financières est composée de 19 personnes.

Relation hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service budget.

Relations fonctionnelles

  • Ensemble des responsables et agents de la DAF,
  • Direction du Patrimoine
  • Agence comptable
  • Ensemble des chefs de service (accueil et sécurité, MMO..)
  • Université de Lyon

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation