Gestionnaire de laboratoire (Cat. B) - H/F

L'entreprise

Travailler à l'ENS de Lyon, c'est intégrer une communauté mobilisée pour construire et contribuer à une formation exigeante de haut niveau et à une recherche de premier plan qui participe aux progrès des connaissances. L'ENS de Lyon poursuit une politique de recrutement en accord avec ses engagements en matière de handicap, d'égalité femmes/hommes. Elle entend également développer les compétences de ses personnels en proposant des formations tout au long de la vie.

Description du service 

Le Laboratoire de l’Informatique du Parallélisme est une Unité Mixte de Recherche CNRS qui fonctionne avec 4 tutelles que sont l’ENS, le CNRS, INRIA et l’UCBL1.

Elle fait partie du Labex MiLyon.

Elle compte environ 160 personnels repartis en 8 équipes de recherche, dont 5 sont des Equipes Projets Communes INRIA.

Le laboratoire s’appuie sur deux services supports : les moyens informatiques du LIP (MILIP), les moyens administratifs du LIP (MALIP).

La / le gestionnaire de laboratoire exercera ses fonctions au sein d’une équipe administrative de 6 personnes.

2 personnel INRIA, 2 personnel CNRS, 2 personnel ENS.

Relation hiérarchique

La / le gestionnaire de laboratoire sera sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative et Financière du service administrative

Relations fonctionnelles

Interne :

Service Moyens Informatiques, Directeur d’unité et directeur adjoint, service administratif, personnel chercheur et enseignants chercheurs, chef d’équipe, porteurs des projets de recherche.

Externe :

Fournisseurs, services centraux des tutelles.

Le poste

MISSION : Accompagner une équipe de recherche du laboratoire par la gestion administrative, financière et RH de l’équipe, dans un environnement multi-tutelles.

ACTIVITES :

Activités principales

- Assurer la gestion Administrative, Financière et des Ressources Humaines d’une équipe de recherche de 20 personnes

  • Gestion administrative :

Organisation des missions de l’équipe et de ses invités. Organisation des séminaires, manifestations scientifiques de l’équipe.

Gérer les commandes de l’équipe (demande de devis, saisie des commandes, suivi des factures dématérialisées).

Gérer les aspects logistiques de l’équipe et de ses invités : bureaux, cartes d’accès au bâtiment etc.

  • Gestion financière :

Accompagner les porteurs de projets dans le suivi de leurs contrats de recherche

Effectuer des reporting mensuels des dépenses, accompagner la préparation des Budgets Primitifs et Rectificatifs.

Interagir avec les services financiers des tutelles et diffuser les informations au sein des équipes.

  • Ressources Humaines :

Constituer les dossiers de demande de recrutement des personnels de l’équipe : demander et contrôler les pièces justificatives à l’appui de la demande de recrutement, suivre les circuits des signatures, transmettre dans les délais aux services de ressources humaines des tutelles.

Préparer les conventions d’accueils éventuelles,

Interagir avec les services des ressources humaines des tutelles pour tous les aspects administratifs des agents (Mise à jour de RIB, changement d’adresse, prise en charge des transports, autorisation de cumuls etc.)

Mettre à jour les bases de données du personnel de l’équipe et les listes de diffusion.

Suivre le circuit des conventions de stage et gérer les gratifications éventuelles.

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

  • Maîtriser les techniques et les règles de la comptabilité publique, connaître les textes en vigueur.
  • Connaître le fonctionnement d'un EPSCP, d'un EPST et d'un laboratoire de recherche.
  • Savoir émettre un diagnostic sur une situation, des données chiffrées, afin de proposer des actions ou d'élaborer un choix.
  • Savoir utiliser les outils de gestion des différentes tutelles.

Savoir faire opérationnels

  • Maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques de gestion
  • Connaître l'anglais sera en plus
  • Savoir rédiger et mettre en forme des documents
  • Appliquer un dispositif, des règles, des procédures
  • Savoir organiser, mettre à jour et classifier des documents de gestion
  • Savoir négocier auprès des fournisseurs

Savoir Etre

  • Être autonome pour les liens avec l'équipe de recherche et sa gestion
  • Être rigoureuse, plus particulièrement pour la gestion financière
  • Être fiable et capable d'anticiper pour respecter les calendriers
  • Posséder un sens d'organisation, notamment pour les documents administratifs
  • Savoir s'intégrer, communiquer et échanger avec l'équipe des assistantes
  • Savoir communiquer et échanger avec le personnel de l'équipe de recherche

 

 

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ
  • Lettre de motivation