Gestionnaire administratif - H/F
L'établissement
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
Environnement et contexte de travail
L’Institut de Génomique Fonctionnelle de Lyon est une unité mixte de recherche hébergée par l’ENS de Lyon. Il compte actuellement une centaine de personnes répartie en 10 équipes de recherche et une équipe administrative de 4 personnes à laquelle sera rattachée la personne recrutée.
Le poste
Mission
La personne recrutée aura une double mission :
- Secrétariat : Assister le directeur de l’unité au quotidien (gestions des agendas et des mails, compte-rendu des diverses réunions, élaboration des notes de services, réponses aux enquêtes…).
- Gestionnaire : Gérer les crédits d’une ou deux équipes et les crédits communs, suivre les contrats de maintenance et l’inventaire de l’unité.
Activités
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Assurer le soutien logistique de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
- Procéder aux opérations d'engagement
Relation hiérarchique
Sous l’autorité conjointe de la responsable administrative et financière (pour l’activité de gestion) et du directeur d’unité (pour la partie secrétariat).
Relations fonctionnelles
- Internes : l’ensemble de l’équipe de gestion de l’IGFL, DAF, Agence comptable de l’ENS
- Externes : délégation régionale du CNRS, fournisseurs…
Profil recherché
Savoir-faire :
- Savoir rédiger
- Techniques d’élaboration de documents
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
Savoir-être :
- Aptitudes au travail en équipe et sens du relationnel
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Gestion de la confidentialité des informations et des données
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :